怎样对图书馆进行有效的管理, 是每位馆长一直在思考, 并不断在实践的课题。本人从副馆长、常务副馆长, 到馆长, 十年间由配角到主角, 与各位馆长一样既有成功时的喜悦, 也有失败时的苦恼。在经历了锻炼和考验的同时, 也取得了一定的管理经验,由不成熟, 逐步向成熟过渡。今天, 借此机会, 谈一点工作中的体会, 以求达到相互交流, 共同促进的目的。
普通高等学校图书馆规程第一章第一条明确规定:“高等学校图书馆是学校的文献情报中心, 是为教学和科学研究服务的学术性机构, 它的工作是学校教学和科研工作的重要组成部分。”根据“规程”对高校图书馆的定性, 要完成其工作任务, 本人认为应把握两点, 即“为读者创造一个良好的学习和研究环境; 为工作人员创造一个和谐的人际关系和良好的工作环境。”二者之间的关系, 第一个环境是目的, 第二个环境是基础, 解决不好第二个环境, 很难形成第一个环境; 仅有第二个环境, 则失去了意义。因此, 在平时工作中, 在年度工作计划制订过程中, 始终把以上两点作为指导方针, 贯穿于整个管理过程中。那么, 追求以上的目标, 作为一馆之长, 怎样进行有效的管理, 又如何具体实施呢? 本人认为, 主要应抓以下六个方面:
一、 队伍建设是关键
做好每一项工作, 都离不开人, 图书馆工作也不例外, 人是决定一切的, 任何工作都必须由人来做;不同的工作, 需要不同层次的人来完成, 因此, 队伍建设是关键, 主要抓好两个方面:
11 干部队伍建设
图书馆工作人员来自五湖四海, 把这个群体组织起来, 有效地开展工作, 关键在干部。一是馆级领导是否热爱图书馆事业, 敢于坚持原则, 是否具有较高的管理水平和业务水平, 是否形成一个坚强有力的团结班子; 二是各部主任的素质是否高, 配备的是否得当, 是否能主动、自觉、创造性地开展工作。因此, 馆长抓好干部队伍建设、提高其素质最为重要。
所谓干部的素质, 本人认为主要有以下四点: ①良好的思想品德和高尚的情操; ②正确的思想方法和良好的工作作风, 实事求是的务实精神; ③勇于承担责任的胸怀; ④较为精通的专业知识。而干部素质的培养, 主要靠平时的不断学习和教育, 以及必要的监督机制。对于部主任的培养, 作为馆长应注意三点: 一是要安排难度大的工作岗位, 压担子, 让其放手开展工作, 在实践中积累经验, 增长才干; 二是要严格要求, 该批评的批评, 该帮助的帮助, 该支持的支持; 三是要提供进修学习的机会, 使其在理论上有提高。
21 专业队伍建设
随着科学技术的飞速发展, 图书馆的服务方式、服务手段发生了根本性变化, 要适应这种变化, 满足教学、科研人员的需求, 专业队伍的建设也显得很重要。在专业队伍建设方面, 必须坚持做到以下几点:①严把进人关, 以工作需要为原则, 有计划、有目的地进人; 进人过程中, 一定要严格考察, 必须与馆长面谈, 掌握情况, 保证进人质量, 做到宁缺勿滥。②对现有的人员进行在职培养, 其方式可采用自学、培训、进修、在职攻读学位等, 不断提高工作人员的学历层次、业务水平; ③制订有关政策: 实行有序流动制, 每学期调整部分工作人员, 保持活力; 实行试用期制, 新调进或分配来的人员试用半年, 调进人员认为图书馆工作不利于特长发挥, 可以提出调离, 馆里认为调进的人员不适合做图书馆工作, 可以交人事处, 双方都有选择的余地; 实行淘汰制, 对个别工作人员, 通过优化组合, 竞争上岗的方式向馆外流动。
二、制度建设是根本
没有规矩, 不成方圆。没有相应的规章制度, 没有有效的制约机制, 有再好的队伍, 也很难形成有序的工作空间。
多年来, 在许多图书馆, 一直存在无论大事、小事, 都要馆长定夺情况。我国不健全制度“人治”的结果, 尤其是图书馆事业, 至今尚未制定图书馆法, 且各馆的业务标准、工作规范等处于各自为政的状态,可以想象, 对馆长的压力, 对文献资源的共享面临的是一种什么样的局面。可见, 制订图书馆规章制度是图书馆工作的根本。本人认为各种规章制度不外乎四个方面:1、 管理方面的制度, 包括对人、财、物、卫生、保卫、各种收费标准、会议制度等;2、 业务方面的标准、规范, 制订这方面的制度,一定要依据国家的标准, 没有国标的, 要依据国际通用标准, 要有预见性;3、 现代化管理方面的制度;4、 读者方面的有关规定。
图书馆的工作内容不断深化、丰富, 客观情况在不断的变化, 同时, 制度本身存在着不合理的成分需不断完善。因此, 制订的制度要随着时间的推移, 在实践过程中, 依据变化的情况, 定期进行修订, 且形成制度。
更重要的是制订的制度要“适度”, 过紧不利于执行, 过松失去了意义。制度制订以后, 要严格执行,对事不对人, 即使馆长违反, 也按制度处理。对于制度本身存在不合理的成分, 或者制度没有规定而出现的新情况、新问题, 必须通过合法的程序——馆务会议研究修订、充实后, 才能执行。否则, 制度本身的意义将会受到削弱。
三、思想建设是基础
创造两个良好的环境, 队伍建设、制度建设很重要, 但是, 思想建设跟不上, 欲长期保持下去, 将有很大难度。可以说, 制度建设、思想建设是管理工作的左右手, 二者相辅相成, 缺一不可。在思想建设方面, 首先, 要考虑到领导体制问题。《普通高等学校图书馆规程》规定图书馆实行的是馆长负责制, 从而明确了馆长的职责及图书馆的领导体制。那么, 支部应在思想政治工作中起何作用呢?《山东省高等学校党的支部(总支) 工作条例(试行) 》规定: 系总支“领导本系的思想政治工作, 发挥行政领导在工会、共青团、学生会等群众组织的作用, 做到齐抓共管。紧紧围绕学校的改革和发展, 密切结合本系教学、科研行政管理等工作和师生员工的思想实际, 分别不同层次, 采取多种形式, 做好深入细致的思想政治工作。会同系行政, 组织好师生员工的政治学习”。单从字面上理解, 确实是矛盾的。我们认为, 从思想政治工作的目的性看, 行政领导与支部领导是一致的, 这是其共性; 存在的差异主要表现在是共同负责? 还是以哪一方为主的问题。因而, 在两个文件规定没修订之前, 关键是解决行政领导与支部领导之间职务的搭配问题。对于中、小型图书馆来说, 馆长兼支部书记的形式为最好; 馆长兼支部副书记, 副馆长兼支部书记的形式次之。两种兼职形式, 基本上避免了多元领导问题, 也解决了按“规程”、“条例”规定字面理解存在矛盾的问题。
其次, 要发挥党支部的政治核心、战斗堡垒作用。支委定期开会研究、分析工作人员的思想动态,有针对性地开展思想教育工作; 馆长定期向支委通报行政、业务工作情况, 取得支部的支持帮助; 支部方面的工作也要与行政负责人保持联系, 取得行政方面的支持; 支委成员之间, 行政与支部之间, 相互支持, 以诚相待; 重大问题的决定请支委成员参与意见; 每月部主任例会, 除汇报业务工作外, 各部工作人员的思想状况也是例会汇报的内容之一; 每学期召开一次馆长参加的支委成员民主生活会, 开展批评与自我批评。
第三, 要发挥党员的先锋模范作用。一个馆, 除充分发挥部主任、业务骨干的作用外, 一定要充分发挥党员的作用。党员置身于各个部门, 最贴近群众,是开展工作的中坚力量。因此, 要借助于他们的优势, 把馆长的意图和图书馆的各项任务, 通过他们的领会、理解, 进而带领群众认真贯彻执行, 充分发挥其作用。提到思想教育, 我们不会忘记政治学习制度, 具体安排是: 每月的第一周为馆里安排, 第二周为部里安排, 第三周为工会安排, 第四周为机动。是全馆工作人员参加, 还是党员单独组织, 视具体情况及学习内容而定。馆里安排的学习内容, 主要是传达上级的有关文件, 通报校内、馆内的重要事情, 增加工作透明度,使工作人员了解各方面工作情况, 有利于配合学校及馆内的中心任务, 主动地做好工作。
学习方法寓教于乐, 以思想教育、政治学习融于各种活动之中的形式为主。如举办报告会、讲座、联谊会、文体比赛、参观旅游等, 在生动活泼的活动过程中教育人, 陶冶情操, 开阔视野, 提高觉悟, 增加知识, 增强工作人员的向心力、凝聚力。思想建设不是单方面的, 需要支部、行政、工会、团支部齐抓共管, 只有四方面互相配合, 形成合力,才能避免时间上的浪费, 内容上的单一, 方式上的重复, 收到事半功倍的教育效果。
四、现代化建设是手段
计算机在图书馆的广泛使用, 是图书馆服务的一次革命, 怎样在较短时间内由传统的图书馆向现代化图书馆转变, 是每位馆长面临的重要任务。在现代化建设方面, 我们根据本馆的实际情况, 充分论证, 正确定位, 分三步走:1、1988～ 1995 年开发单机多用户图书馆管理系统其开发顺序是1988 年流通管理子系统, 1992年采访、分类、编目、典藏、检索子系统, 1993 年期刊管理子系统, 1994 年办公管理子系统, 在开发使用的同时, 不断对整个系统进行优化、完善。2、1996～ 1997 年完成网络版图书馆管理系统,并在20 余个图书馆推广使用。3、1998～ 2000 年进行网络版图书馆管理系统W indon s 版升级及相关工作
1998 年开发了多媒体导读系统和文库管理系统, 设计了图书馆信息主页, 图书馆信息上网, 建立了本馆的网站, 建成了光盘检索网络系统, 建立了多媒体阅览室, 实现了网上检索。
在整个现代化建设过程中, 我们立足于本馆的人才进行开发、研制, 立足于本馆的设备建立现代化服务体系, 立足于本馆的专业人员对校内校外读者开展服务。其特点是: 投资少, 效益好, 效果好, 出现问题解决及时。实践证明, 我们在现代化建设方面的选择是正确的。
五、有偿服务是保障
图书馆开展有偿服务, 在图书馆界有争论, 褒贬不一。本馆从1988 年起步, 十多年有偿服务既有经验, 更有教训。但我们坚信, 利用图书馆自身的条件和资源开展有偿服务, 改善办馆条件和工作人员的生活、工作条件, 有利于两个环境的创造, 是值得的。众所周知, 图书馆经费一直投入不足, 在这种情况下, 通过有偿服务, 增加一点收入, 补充到图书馆经费中去, 或买设备、或组织活动、或用于工作人员在职教育、或用于工作人员的福利、或改善工作条件, 利校利馆。从1995 年到1998 年, 本馆的设备投入一项, 有20 万元来自图书馆的有偿服务。另外, 每年拿出一定比例的资金用于工作人员的加班补贴、各种奖励、补助, 以此作为杠杆, 调动工作人员的积极性。
六、环境建设是保证
这里指的环境, 是与图书馆相依存的外部环境,即校内的整个环境。本人认为, 图书馆外部环境是图书馆管理方面的重要一环, 它需要学校领导的关怀与支持; 在经费投入、设备增添、人才引进、称职评定等诸方面给予一定倾斜; 需要各单位的帮助与支援;需要图书馆工作人员家属的理解。一个良好的外部环境, 有利于图书馆工作的开展, 反之, 会给工作造成困难或不利影响, 作为馆长, 一定要善于处理各方面的关系, 创造一个有利图书馆事业发展的外部环境, 用时髦话来说, 就是搞好公共关系。当前, 图书馆事业又进入了一个新的发展时期,各方面的要求将会越来越高。我们处于一个承上启下的历史关口, 我想, 利用自己较为丰富的经验, 多为年轻人创造条件, 让他们在未来的图书馆事业方面发挥更大的作用, 是我们这一代人的职责。