信息化管理的陷阱(美萍服装经营管理系统)

当传统的服饰企业从小小的制衣作坊迈进全球化的管理时代，科技的发展已成为推动营销变革的核心力量。当市场不再是简单的供与求关系时，能否掌控或适应瞬息万变的竞争市场，是服饰企业的生存根本。企业的信息化管理是将有限的市场资源，通过数据形式进行区分、整理、分析、执行的过程，是帮助企业了解市场、应对市场需求变化的手段。

　　当国内越来越多的企业关注信息化管理时，对于信息在实际应用及操作方面还有很大的分歧，但多数企业认为，信息化基本包含市场信息及企业信息，其中：

　市场信息包括：　企业信息包括：
　▲　国际行情（流行）信息；
　▲　市场需求（消费）信息；
　▲　竞争对手（同业）信息；
　▲　生产研发（供应）信息。　▲　货品流通信息；
　▲　资金流通信息；
　▲　管理执行信息；
　▲　营销创建信息；

　　
　　本文中，笔者将主要针对企业信息进行阐述。

　　企业信息的内部管理，多年来基本采用传统方式进行定时传送，如：手签单、电话、传真等。然而，实际销售情况与企业获得的信息往往不能形成实时对应，其间产生的时间差导致企业不能够在最短时间内进行市场判断，延误决策的时机性。在可能的情况下，还会因业务压力等原因导致不真实信息的产生。随着科技的进步及网络化的普及，信息的流通及实时传送已不再是难上加难的事情，通过特定软件与网络联接形成区域化信息实时传送系统，现实市场中的运营企业在进行信息化管理时所运用的软件基本上由两种类型组成：普及化软件、特定研发软件。

　　普及化软件：对于企业来讲相对成本较低，能够使应用人员在短时间内掌握（或直接招聘会操作人员）。如：店铺POS系统、小型ERP营销系统或是市场中能够采购到的财务、货品管理类软件。其优点是投入小、操作简便，缺点是适应性差、应用区域小、信息统计面狭窄。适合一般专营店或小型服饰企业。

　　特定研发软件：是与专业的软件研发机构合作，根据企业的生产、管理、物流、营销等运营环节的实际情况，加以科学性的规划，通过专有软件的应用，将多部门、多渠道、多市场的信息进行汇总及初级分析。其优点是与企业的适应性强、数据综合分析能力突出、不易泄密。缺点则是投入过大、研发时间长。适合一些产、供、销于一体的集团型企业或品牌规模较大的实力型企业。

　　通过应用软件的渠道，将更多的市场信息进行汇集，但在进行信息化管理创建之时，企业常常存在一些观念上的错误：

　　误区一：信息只应来自市场一线；

　　对于决策者来讲，信息量越丰富，信息内容越缜密、越细致，能够帮助其进行更准确的判断。但信息量及内容的增加与调查员的工作量是成正比的，除部分大型企业会设立专业市场调研人员外，大多服饰品牌企业的信息提供者均是一线营业人员。因此，在本职工作外设置大量的市场调研工作，一方面会要求营业人员增加工作项目，参与更多的信息填写工作，降低营业效率；另一方面，由于营业人员在信息调研方面的非专业性，决定了深层次信息的不准确性。因此，在由终端营业人员进行的信息收集工作中，对于信息量及信息内容的设置应尽量避繁就简，避免顾此失彼的现象发生。

　　误区二：软件功能越强大越好；

　　似乎国人对于产品的购买心里都讲求“一步到位”。无论是在市场中进行购买成型软件还是自主进行研发，对于软件的功能总是要求极其详尽，不求精致、只怕遗漏，功能越强大才会用处更大。殊不知，功能项越多、添加内容越细致的软件，其价格越高、实用性越差。再者，很多功能对于一些企业来讲往往只是摆设，看得多用得少。因此，如果企业规模及营业网点过少，那么建议所用软件集中在资金管理及货品管理两方面，能够做初级的财务运算及货品库存管理即可，不一定要运用ERP系统才能解决，那样只是牛刀宰鸡、大材小用。

　　误区三：信息只是给老板看的；

　　企业的老板决定了企业的营销及发展方向，因此说，信息的汇总及分析结果交由老板来审阅也是应当的。但是如果信息只给老板看，那么可以说信息的价值会大打折扣。一个服饰品牌企业由不同的职能部门组成，其中营运的核心部门包括：产品研发、营销、企划，作为这三个部门的管理者，对终端及市场信息的需求程度显然要比老板更为重要。他们将要为部门的执能策划及方案实行寻找可靠的依据，并通过信息化的传输渠道进行部门协调，对活动执行的远程地区进行管理、交流以及反馈。

　　误区四：信息化只在货品调度、资金管理上有用；

　　信息化管理在企业中最突出的表现集中于货品的管理及资金的监督，或者说在这两个项目中表现得更为显著一些，因此，也就形成了“一叶障目”、片面理解的误区。应该说，企业信息化是帮助决策者能够实现远程管理、监督，并获得不同地区的实时信息反馈进行决策、判断的有效手段。它还是企业与终端、企业与合作伙伴、企业与消费者，甚至企业内部的各职能部门进行交流、协作、管理、调度、执行等工作的快速配合关系。将原有企业内部多结点的纵向部门管理关系，向简单化、直向交流转变，砍掉原有的中间环节，拉近企业高层与终端一线的距离，提高企业的运转速度、增强企业的反应机制、提升部门的工作效率。

　　通过以上种种对于信息化管理的误解，我们有必要对信息化管理的流程进行一下分析。

　　信息化管理应分为四个流程，即：收集、传递、分析、反馈。

　　1、信息的收集

　　正如前文所述，信息来源于市场及企业内部。因此，信息的收集也应来源来市场一线以及各职能部门之间。他们将的原始信息进行录入，并通过电脑软件的帮助进行初级分类。信息将作为汇入指定的共享空间，以方便相关人员的提取。

　　2、信息的传递

　　现代式的信息传递基本通过网络进行传播，尤其是进行远程信息传递，网络的功效更是不可估量。为了确保信息能够稳定而准确的到达共享空间（一般为指定服务器），并不至产生数据泄密。因此，需要对应用软件进行加密管理，并针对不同查阅人员的部门及职位做权限设定。

　　3、信息的分析

　　传统管理方式，对于信息的分析更侧重于直觉，通过多与少、好与坏等简单因素表现做出判断。而信息化管理的分析过程则是数据的汇总、分类、统计及排比，摈弃了人为的感情因素及工作失误等原因，将信息分解为各种报表，通过对比与排序的关系使决策者更为直观、明了。

　　4、信息的反馈

　　我们可以通过下列两图的构成进行比较：

　　从图中我们可以看到：

　　传统的阶梯型信息反馈模式在进行信息的传递及反馈过程中，基本上沿袭逐层传递方式，中间的节点过多，必然会产生信息变形、时效延缓，经过多个环节以后，当信息传达到高层之时，基本要经过处理和分析，其真实性还有几何更是无从判断。

　　而共享型信息反馈模式的建立，则是基于网络化管理基础：一方面，原始信息依然要由底层通过处理及分析进行逐层反馈；另一方面，则依不同的管理级别对网络权限进行设置，使反馈信息能与原始信息进行校对，减少“偏听偏信”的不良行为产生。并使管理层与执行层之间的信息传递更为通畅，交流更为透明。使各职能部门在信息使用上各取所需，增加信息的利用率。

　　企业的信息化管理体系犹如人体中的神经系统，是感知外界变化、适应生存环境、调整各肌体组成部分协调运转的预警器，也是供大脑进行环境判断、行为决策及事件执行的有效依据。因此，在整个体系建立之时，我们还应注意：

　　首先，畅通的信息传递渠道是保证信息有效性的关键。

　　信息也有“保鲜期”，过时的信息不仅不能帮助企业解决问题，反而会导致错误决策的产生，使企业蒙受巨大损失。因此，信息由“源发地”到“消费地”的传递渠道是否畅通，将成为信息能否“过期”的关键。虽然电话与传真的方式，可以解决即时信息传输的问题，但由于工作重心所限及只能进行点对点交流的因素，不可能成为信息传递的主要渠道。所以，利用终端电脑与互联网络组成信息快速传递通路，不仅可以实现信息实时性监控，而且可以使同一信息多方共享。例如：某专卖店某类产品销售很好，存量达到最低警告线时，系统会自动生成库存警报，一方面向专卖店的管理人员通告；另一方面，则通过网络将警报信息传递回企业，营销部将决定是否进行配送或调剂，企划部将决定是否减少促销活动的规模，生产部将根据多个市场反馈的库存总量决定是否需要增加货品产量，而设计部则会通过此款商品决定是否开发类似的产品或设计主题以获得市场的更好回报。

　　同一信息在同一时刻向各职能部门发出反馈，使得信息能够产生最大化的指导性，充分发挥信息的利用率。而“同一时刻”这种机制的产生则需要畅通的信息传递渠道，也可以说，信息渠道是否畅通决定了所收集、反馈的信息能否产生效益的关键。

　　其次，权限的制约是保证信息不至外泄的根源。

　　对于企业信息化，很多人都担心其安全问题。认为记录在脑中比记录在电脑或网络中更为安全，也更为方便，电脑黑客、网络病毒也是企业担心机密外泄或信息损失的理由。对于后者，现有的杀毒软件可以很好的解决，而前者则需要企业对于信息管理的权限作出严格的限制。

　　信息查看权限可根据职位的高低、职能性质的不同以及本部与外埠的区别进行限制分级，在软件或网络中建立独立的分级查看权限设置，企业的局域网络中也可将查看权限设定为指定端口及指定编号的软件使用者。除进行基本的密码保护定期更新外，现在很多专业软件或指定开发软件在设计之初就已将信息在传送过程中进行了加密保护，只有指定权限的使用者方可将杂乱、无序、不可辨认的符号还原为可读的信息。由权限高低的不同还可利用软件将信息的复制、删除、打印、传送等功能加以限制，屏避部分机密信息的可视内容，记录使用者的使用频次及时间。通过软件及管理的设置，使得信息外泄的可能性降到最低。

　　最后，信息的有效利用是完善企业信息化管理的最终目标。

　　现在很多企业将信息化管理作为企业形象展示的一部分，以体现企业的成熟及管理的先进，成为品牌对外进行宣传的一种“噱头”。我们首先要承认这也是信息化管理带来的另一种效果；另外，我们还应关注这种信息化的建设及管理措施，在企业中是否能够真正的有效利用。

　　信息化管理体系如前文所述，是完善企业肌体的一项组成部分，是帮助企业及其合作者在市场竞争中能够完善自我、发展自我的管理措施。它不仅仅是一种宣传工具，更是企业内部与外部进行协调、交流的高效手段。因此，信息化管理体系是为信息传递与信息反馈建立的运用基础。使获得的信息能够产生更高的利用率，减少各分支部门的业务封闭，解决资源浪费及市场决策反应的问题；使信息的有效利用成为完善企业信息化管理的最终目标！