商品管理之超市负库存管理经验谈(美萍超市制度管理)

“负库存“是所有超市公司都面临的一个重要问题。业内对于“应该加强负库存管理，还是放弃负库存管理”存在一些争议。我认为随着公司规模的增长和对管理要求的提高，负库存管理必然会提到管理者的日程表上来。
　　大多数公司忽视负库存商品管理，主要因为以下方面的困难和特殊考虑：
　　第一、负库存商品出现后，很难找到它产生的源头，因此也就无法堵住源头。
　　第二、负库存商品往往大批量地出现，使得每天解决负库存的工作量很大。
　　第三、负库存商品的解决需要各个部门，甚至供应商的配合，所以它是个系统工程，需要很复杂的协调工作。
　　第四、负库存商品的出现并不会影响到门店的销售业绩，因此对这个问题的解决也就显得不那么迫切。
　　上述这些问题都影响了管理决策层对解决负库存商品的决心，尤其是第四点：负库存商品的出现不会影响到门店的销售业绩。当然，除了这些原因外，企业放弃对负库存商品管理的原因还有目前生存情况较好、销售增长还有空间等，因此并不急于从管理中赢取更多利润，或者是对目前的管理状况还比较满意，不希望对现有的管理模式做太大调整。
　　目前，慈客隆超市对负库存商品有着比较迫切的管理需求，主要是基于以下几点原因：

　　第一、慈客隆规模扩大后，管理者感觉商品从进仓、配送到销售环节都存在较多漏洞，导致商品负库存大量出现。负库存意味着损耗，减少负库存就意味着减少损耗、增加利润。
　　第二、慈客隆在门店推行了自动补货方案后，降低了管理成本和人力成本，加快了仓库利用率和资金周转率，但是负库存商品的大量出现却使得自动补货系统的运用受到不少影响。
　　第三、慈客隆超市是以加盟方式运作的管理体制，加盟店占门店总数的90%左右。在加盟店管理中，很重要的一点就是商品百分百地从慈客隆渠道进货，不允许私自进货。总部通过库存分析来实现及监督对加盟店进货活动的管理，而负库存商品的存在会使加盟店库存不准确，从而会影响总部对加盟店进货活动的监控管理。
　　第四、从负库存商品的进销存各个环节入手，可以发现很多有待改善的流程问题和其他问题。因此负库存管理是慈客隆自我加强管理和规范管理的一个很有效的方式。

　　基于以上需求，我们认为加强对负库存的管理势在必行。下了决心，我们开始寻找解决方案。
　　我们在对比分析各种方案后，提出一种非常大胆和严格的负库存控制方法：禁止收银机销售负库存商品。对于这个方法，其实很多企业（包括软件企业）都有不少争议，那些尝试过这种方法的企业基本上最后也都放弃了。这种管理方法对门店店长而言尤其不可接受，他们最堂而皇之的理由就是这种方法将影响销售作业，并且会给顾客购物造成很大的影响。从表面上来看这是非常重要的理由，但是我们认为管理不规范所造成的隐性成本远远高于加强负库存管理所造成的销售损失成本，并且负库存问题更多体现出门店的管理问题，只要门店加强管理就可以避免造成此类销售损失。

　　我来简单介绍一下我们的负库存管理做法：
　　我们在系统中作了计划，在每天服务器开机时和每晚凌晨进行负库存商品检查时，发现负库存商品后，进行商品分类，除了生鲜类和其他特殊商品外，将这类负库存商品全部限制销售（基本上牛奶和配送面包之类商品也要求在负库存管理商品范围内。因为这类商品都是通过条码销售，虽然有保鲜和保质期短的特殊要求，但是这个特殊性和快速收货、销售前输入进货单据没有直接关系，不能成为逃避负库存管理的理由）。这里的时间有一定的要求，就是在开始营业前进行检查和限制，当开始营业后不再进行负库存商品的检查和限制，除非门店对这类负库存商品全部盘点和库存调整后再手动进行触发计划。

　　我们的做法看上去比较简单，但是在实际操作过程中还是要考虑很多具体的实际问题。例如，整箱康师傅红烧牛肉面中往往夹带几包康师傅海鲜面，某些小作坊供应商直配送货到门店，没有送货凭证，到月底统一根据销量进行结算的问题，等等。对这些问题我们都提供解决方法，如果实在没有很好的解决方法，就把这些商品或供应商按照散装商品一样不列入负库存管理范围中。这是最简单的方法，这样保证了绝大多数商品列入了负库存管理范围内，也消除了实施阻力。

　　负库存管理方案形成后，公司信息部牵头，组织相关部门和门店，通过几场正反方的辩论会，来让双方沟通和协商解决方案，并统一思想。
　　…
　　反方：负库存商品无法在收银机上销售，影响了顾客的购物，会造成销售的下降。
　　正方：门店主管在开业前或者开业后的一段时间内要完成负库存商品的检查和盘点调整，若开业后由于负库存的原因造成销售影响，责任在于门店没有很好的执行此项工作，只有门店自己承担。
　　反方：负库存商品出现太多，无法在门店开业前或者开业后的短时间内完成库存调整。
　　正方：在实施负库存调整前我们会给门店提前一个星期的缓冲期来调整库存，在缓冲期内的负库存检查和调整完全按照每日的工作流程进行，并且门店主管要组织员工一起进行检查和调整，形成每日局部盘点制度，完全可以保证每日的负库存商品越来越少。
　　反方：在销售过程中不可能不出现负库存，如何解决销售过程中出现的负库存。
　　正方：系统在凌晨进行负库存商品的检查和限制，对于销售中途出现的负库存商品不进行限制销售处理，换句话说系统仅仅对昨天的负库存商品进行限制销售，门店每日要解决昨天的负库存商品，今天出现的负库存商品放在明天检查，但是有一种情况可能会影响到当天的负库存商品，就是门店在销售过程中调整昨天负库存的商品而没有将调整时出现的负库存商品进行调整，当手工触发控制程序时，系统将当天调整时刻前出现的负库存商品也进行了限制，但是只要门店知道这种情况就知道如何避免。
　　反方：上有政策，下有对策，门店如果不盘点，虚假调整库存数，为了应付不出现负库存商品，如何处理？
　　正方：信息部有专人通过系统检查每家门店的调整单据，在连续一段时间内发现某个商品短时间内频繁调整库存数，那么可以认定该商品存在虚假调整库存，若门店对于这个商品没有提供可信的解释，那么对于虚假调整库存的行为按照每个商品每日5元进行经济处罚。……

　　通过这样的多次类似培训活动，门店店长从不接受到接受，从不理解到理解，最终层层布置落实，效果还是比较理想的。门店店长也提出许多比较实际的建议，例如在传统的节假日取消对负库存限制销售的控制，我们认为这些建议都是可以接受的。

　　公司在所有门店推行负库存管理制度的时候，考虑到门店有个改善管理习惯的过程，决定采用逐步递进的方式，制定时间表，一批门店一批门店的推行。在每批门店实行前，通过邮件指导、电话指导和现场指导的方式进行帮助，给予门店适当的缓冲期来习惯每日检查和盘点负库存商品的习惯，保证了门店经营活动不受影响。

　　当商品销售终端受到控制后，一些日常隐藏的管理问题开始暴露了，例如条码不规范问题；仓库发货错误问题；商品包装规格错误问题；商品人为管理造成损耗问题；内盗问题，等等，都引起了门店和总部相关部门的重视。我们通过分析加盟店商品库存调整情况，发现了一些加盟店可疑商品，通过对这些商品进销存的分析和追踪，查处过几起私自进货销售的加盟店，在加盟店中起到了一定的震慑作用。

　　总结负库存管理带来的利与弊，我们认识到，当企业下定决心加强负库存管理时，只要方法恰当、实施前对细节过程考虑周全，成功地管理负库存是完全可行的。